Iedereen van ons kent wel van die fancy quotes over ritme en succes. Zo behoren de onderstaande tot mijn favorieten:
- Small, smart Choices + Consistency + Time = Radical Difference
- Succes is een marathon
- Rome is niet in één dag gebouwd
- Discipline equals freedom (mijn absolute favoriet)
Waarschijnlijk ken jij er nog veel meer, aangezien zo ongeveer de helft van alle content op LinkedIn en Instagram uit dit soort inspiratiebommetjes bestaat. De één vindt al die quotes fantastisch en leeft helemaal naar deze levensspreuken en de ander kan hier eigenlijk niets mee.
Relatie ritme en succes
Maar of jij er nu van houdt of niet – je mag niet lichtzinnig denken over de relatie tussen ritme en succes. Zonder ritme loop jij als ondernemer of professional al snel in een valkuil, ren je achter de feiten aan en werk je wellicht wel heel erg hard, maar staat er op het einde van de maand geen of te weinig geld op je rekening.
Want hoe fijn is het als basale zaken als facturen sturen, offertes uitwerken of inkoopfacturen autoriseren net zo weinig energie kosten als het poetsen van je tanden? Dat is namelijk wat ritme doet.
Ritmematrix
Ritme zorgt ervoor dat taken die je niet leuk vindt – vraag maar eens aan een kind van drie of hij of zij tandenpoetsen leuk vindt – eenvoudig en behapbaar worden. Daarom werk ik altijd met de onderstaande ritmematrix. Als een taak belangrijk is en dagelijks of wekelijks terugkomt (denk aan: mail lezen of inkoopfacturen autoriseren), vallen ze in het groene gebied van de matrix (het vlak linksboven). Alle taken die in het groene gebied vallen hebben baat bij ritme en worden dus op vaste momenten in de agenda gezet.
Ritmematrix
Automatismen inbouwen
Door dit voor mijzelf helder te hebben, worden belangrijke zaken altijd op vaste momenten binnen vaste tijden uitgevoerd. Zo vergeet ik ze niet en wordt het een automatisme. Zo creëer ik iedere maandagavond social media posts, werk ik iedere dinsdag aan de administratie van bedrijf x en bedrijf y, en iedere vrijdag aan die van bedrijf z. Verder reserveer ik woensdagavond standaard voor het accountability gesprek met compagnon Rob en staat zondag om 19:00 de planning van de komende week op het programma.
Hogere kwaliteit, minder stress
Ritme zorgt er tevens voor dat een taak niet alleen kortstondig en intensief wordt uitgevoerd, maar consistent over een lange periode. Dit komt de kwaliteit ten goede en vermindert stress. Niets is namelijk zo vervelend als het lastminute uitvoeren van een belangrijke taak, om hem vervolgens weer twee maanden te laten liggen en het de keer erop wéér op het laatste moment moet gebeuren.
Deze wijsheden – die ook wij door schade en schande hebben moeten leren – zijn door ons verwerkt in ons bedrijfsmodel. Zo accepteren wij het niet als klanten eenmaal per kwartaal een map met facturen en bankbetalingen inleveren. Mocht jij dit willen; prima, maar dan word jij geen klant van ons. Wij hebben het principe van ritme sterk verwerkt in onze manier van werken. Je administratie is immers belangrijk en de transacties komen dagelijks en wekelijks terug.
Daarom:
1. Kijken we samen naar jouw ritme
Tijdens het ons eerste gesprek bespreken wij eerst jouw ritme. Hoe werk jij graag? Op welke dag doe jij de betalingen? Wanneer stuur jij verkoopfacturen? Etc., etc.
2. Passen wij jouw ritme in dat van ons
Vervolgens gaan wij jouw ritme in ons ritme verwerken. Als donderdag jouw administratiemoment is, dan is het fijn als wij vóór donderdag alle zaken van de week ervoor hebben weggewerkt. Anders stopt het proces.
3. Houden we alles up-to-date
Wij werken wekelijks alle transacties bij. Alle bankbetalingen, inkoop- en verkoopfacturen. Wekelijks zorgen wij dat jouw administratie helemaal up-to-date is.
4. Ontvang je op gezette momenten rapportages
Nadat wij alles hebben bijgewerkt, ontvang jij een rapportage over de behaalde omzet, gemaakte kosten en liquiditeit. Bij de liquiditeit zoomen wij specifiek in op het gedeelte van de bankrekening dat van jou is. Met andere woorden: wat mag je houden na het betalen van de kortlopende schulden?
Ritme inbouwen is tijd en rust winnen
Het grote voordeel van deze werkwijze is dat zowel wij als onze klanten de transacties sneller en duidelijker voor de geest kunnen halen als er onduidelijkheden zijn. Dit bespaart aanzienlijk veel tijd en energie. Verder geeft het rust aan beide kanten als de btw-aangifte en de maandrapportage klaar is op de vijfde van de maand. Ten slotte stijgt de informatiewaarde van de documenten. Want zeg nou eerlijk: een jaarrekening ontvangen twee maanden na het einde van het jaar, daar heeft toch helemaal niemand wat aan?!
Weten hoe het juiste ritme jou gaat helpen met jouw administratie? Stuur snel een appje en we plannen direct een gesprek in.
