Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Een betalingsherinnering en een aanmaning zijn beide documenten die worden gebruikt om klanten te herinneren aan hun openstaande facturen, maar er zijn enkele belangrijke verschillen tussen de twee.
Een betalingsherinnering is een document dat wordt verzonden naar een klant die een openstaande factuur heeft, maar die nog niet is betaald. Het dient als een herinnering aan de klant dat er een openstaande factuur is en dat deze zo snel mogelijk betaald dient te worden. Een betalingsherinnering is vaak vriendelijk van toon en is gericht aan klanten die zich misschien hebben vergist of vergeten te betalen.
Een aanmaning is een document dat wordt verzonden na een betalingsherinnering als de factuur nog niet is betaald. Het is gericht aan klanten die nalatig zijn in het betalen van hun openstaande facturen. Een aanmaning heeft vaak een formelere toon en kan een deadline voor betaling bevatten. In sommige gevallen kan een aanmaning ook een vergoeding bevatten voor de extra kosten die zijn ontstaan door het uitstellen van de betaling.
Het verschil tussen de twee is dat een betalingsherinnering een herinnering is aan de klant dat een factuur openstaat en deze betaald dient te worden. Aanmaning daarentegen is een document dat wordt verzonden als een factuur nog steeds niet is betaald na een betalingsherinnering, en meestal een formelere toon heeft, een deadline voor betaling en vaak vergoeding voor extra kosten. Het is belangrijk om een duidelijk proces te hebben voor het verzenden van betalingsherinneringen en aanmaningen, zodat klanten op tijd op de hoogte worden gesteld van hun openstaande facturen en er geen vertragingen ontstaan in de betaling van deze facturen.
Meer weten? Of heb je andere vragen? Neem geheel vrijblijvend contact op.
Graag geven we je enkele tips voor het schrijven van een betalingsherinnering
- Gebruik een vriendelijke toon
- Vermeld de factuurgegevens
- Geef de betalingstermijn aan
- Vermeld de gevolgen van niet betalen
- Zorg voor de juiste contactgegevens
- Personaliseer
- Gebruik een professioneel format
Dus wat kun je het beste doen?
Zorg voor een vriendelijke toon: Een betalingsherinnering is gericht aan klanten die zich misschien hebben vergist of vergeten te betalen. Het is daarom belangrijk om een vriendelijke toon te gebruiken in de herinnering, zonder bedreigend of dreigend te zijn.
Vermeld de factuurgegevens: Maak het gemakkelijk voor de klant om de factuur te identificeren door de factuurnummer, datum en bedrag duidelijk te vermelden.
Geef de betaaltermijnen aan: Vermeld de datum waarop de factuur betaald dient te worden en geef aan welke betaalmethode geaccepteerd wordt (bv. overschrijving, creditcard, etc.).
Vermeld de gevolgen van het niet betalen: Laat de klant weten wat er gebeurt als de factuur niet op tijd betaald wordt. Bijvoorbeeld, vermelden van vergoedingen voor late betalingen.
Zorg voor contactgegevens: Voeg contactgegevens toe zodat de klant u kan bereiken als er vragen zijn over de factuur of de betaling.
Personaliseer de herinnering: Gebruik de naam van de klant in de herinnering en vermeld eventueel de afdeling waar de factuur betrekking op heeft.
Maak gebruik van een professioneel format: Zorg ervoor dat de herinnering professioneel is vormgegeven en duidelijk leesbaar is. Verzend de herinnering tijdig.
*Exact Online biedt goede professionele formats die voldoend aan de juiste wet-en regelinggeving.
Enkele tips voor het schrijven van een aanmaning:
- Zorg voor een formele toon
- Vermeld de factuurgegevens
- Geef de betaaltermijnen aan
- Vermeld de gevolgen van het niet betalen
Dus kort samengevat is onderstaande de beste aanpak:
Zorg voor een formele toon: Een aanmaning is gericht aan klanten die nalatig zijn in het betalen van hun openstaande facturen. Het is daarom belangrijk om een formele toon te gebruiken in de aanmaning, zonder te dreigen of bedreigend te zijn.
Vermeld de factuurgegevens: Maak het gemakkelijk voor de klant om de factuur te identificeren door de factuurnummer, datum en bedrag duidelijk te vermelden.
Geef de betaaltermijnen aan: Vermeld de datum waarop de factuur betaald dient te worden en geef aan welke betaalmethode geaccepteerd wordt (bv. overschrijving, creditcard, etc.).
Vermeld de gevolgen van het niet betalen: Laat de klant weten wat er gebeurt als de factuur niet op tijd betaald.
Tot slot:
Het is belangrijk het juiste proces te volgen inzake het versturen van herinneringen en aanmaningen. Veel debiteurverzekering stellen dit als voorwaarden voor het uitkeren van het verzekerde bedrag. Dit proces kan ook belangrijk zijn indien de debiteuren na verloop van tijd besluit helemaal niet te betalen en claimt dat de prestatie niet of niet voldoende is geleverd. Belangrijk hierbij is de relatie met de algemene voorwaarden.
Mocht jij vragen hebben over debiteurenbeheer, algemene voorwaarden en de oplossingen die Exact Online hiervoor heeft ontwikkeld. Neem dan vrij blijvend contact op.
